你的公司有運(yùn)營社交媒體的指南嗎?

您的公司有一套社交媒體指南嗎？

您公司的員工是否常常困惑：“什么東西我能發(fā)出來，而什么內(nèi)容我不能在公司的社交媒體平臺發(fā)布？”

誠然，社交媒體上內(nèi)容的發(fā)布需要遵循公司章程和法律規(guī)定，不過也應(yīng)該給員工一些自由機(jī)會，讓他們參與到公司社交媒體的運(yùn)營中來。

在本文中，您將了解如何放權(quán)給員工，讓他們憑借公司的社交媒體指南的指導(dǎo)就能自如地打理公司的社媒公眾平臺。

為什么需要一份社交媒體指南？

研究表明，多數(shù)員工其實(shí)很愿意分享一些公司的信息，但因?yàn)椴淮_定哪些信息能不能公布出去，為了避免不必要的麻煩，通常就不發(fā)布了。

一個有用的，能在全公司范圍內(nèi)適用的社交媒體使用指南應(yīng)當(dāng)旨在為員工解惑，并鼓勵他們盡可能地參與到公司社交媒體運(yùn)營中過來。

本文的目的就是要幫您設(shè)計(jì)出一套受歡迎的指南，而非那種飽受詬病的強(qiáng)制性條款。以下就亮出編寫員工社交媒體指南必須注意的9點(diǎn)。

#1：將企業(yè)文化與指南相結(jié)合

企業(yè)文化是長年累月形成的，它詮釋了公司的信仰，劃定了公司的行為規(guī)范和目標(biāo)期待。所以，牢記企業(yè)文化是編寫社會化媒體使用指南的首要任務(wù)。

接著你需要找出公司其他部門（如人力資源部和信息技術(shù)部等）的規(guī)章制度中與你預(yù)期內(nèi)容中重合的部分。

當(dāng)然你還須確認(rèn)現(xiàn)存的一些規(guī)定是否涉及機(jī)密信息、干擾因素、核心科技等因素，你要確定那些你想放到社交媒體指南中的內(nèi)容是不違反規(guī)定可以放進(jìn)去的。

那么現(xiàn)在的問題就變成了如何把這些選定的規(guī)程內(nèi)容（盡可能地嚴(yán)謹(jǐn)）融入將要問世的新指南當(dāng)中，以此來鼓勵更多的員工來共同“搞活”公司的社會化媒體。

并且，公司現(xiàn)有的一些理念目標(biāo)也要包含到最新的社交媒體指南中去，以避免產(chǎn)生歧義、濫用社交媒體以及其他可能導(dǎo)致公司風(fēng)險的情況發(fā)生。

#2：讓決策者和部門領(lǐng)導(dǎo)“買你的賬”

接下來你要召開一個會議，邀請公司的主要股東和利益相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人參加。如果你沒有那么大的面子，那么至少確保人力資源部、法務(wù)部、媒體傳播部和信息技術(shù)部有代表參加。

會議中，大家需要討論指南如何撰寫以及發(fā)放哪些許可。重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)員工中“社交達(dá)人”的潛力——他們可以第一時間在公司新產(chǎn)品的發(fā)布推廣大會進(jìn)行實(shí)況轉(zhuǎn)播，因?yàn)樗麄兪堑谝痪€的聆聽者和參與者，也是相關(guān)招聘信息發(fā)布的重要渠道。

最后援引成功的典范來重申你的觀點(diǎn)，如戴爾和思科等員工社會化程度較高的企業(yè)。

#3:劃定指南的適用范圍

一份好的員工指南始于一份公司計(jì)劃。定義好你的社交媒體指南適用范圍有利于統(tǒng)籌執(zhí)行過程，適應(yīng)相應(yīng)的變動。

再來回答個問題：公司把多樣化的制度規(guī)范下發(fā)到整個公司網(wǎng)絡(luò)下的不同的部門，是想要一套制度對應(yīng)一個部門還是一個總的制度適應(yīng)于所有部門？

當(dāng)你在做決定時，要明確這套指南的適用人群是公司的“大部分員工”，因此應(yīng)當(dāng)有一部分是單獨(dú)適用于社會化媒體部門的（這部分要有所倚重，因?yàn)樗麄儗φ麄€指南要起帶頭作用）。所以，針對社會化媒體部門的部分最起碼應(yīng)當(dāng)包含一整套行為樣式，以及運(yùn)行腳本和一些內(nèi)部的策略。

您也可以將這部分特別的規(guī)定從針對一般員工的指南中刪除以保持其簡要（但對專門從事公司社交媒體管理的員工要額外制定特定的指南）。

#4：探尋合法性

從法律條文中摸索出可能會制約到指南實(shí)施的地方的確耗時耗力，但卻是非常必要的，您肯定不想因?yàn)橹改现械臈l款涉嫌違法而被罰吧。國外的勞動法等法律有明確規(guī)定保護(hù)社交媒體的內(nèi)容以及相應(yīng)的使用規(guī)范。

您還要盯好股東和部門領(lǐng)導(dǎo)，因?yàn)樵行┕緸榱松鐣襟w運(yùn)營和確保商業(yè)機(jī)密的需要，向員工索要私人社交網(wǎng)絡(luò)賬號和密碼，而這種行為在很多國家是被法律明令禁止的。例如美國的全美州議會聯(lián)合會關(guān)于這方面法律的制定和執(zhí)行有一整套的細(xì)則。此外，美國國家勞工關(guān)系委員會就保障員工以組織或非組織的形式發(fā)布與工作有關(guān)情況的內(nèi)容的權(quán)利。簡言之，就是要確保公司內(nèi)的合法部門不得以任何形式侵犯員工的合法權(quán)益。

#5 為指南中的條款答疑

我們的目標(biāo)——當(dāng)然是促使員工活躍在企業(yè)的社交媒體平臺上，并且能用正面積極的方式來幫助企業(yè)的社媒運(yùn)營良好?？墒钱?dāng)您觀察一段時間，就會發(fā)現(xiàn)員工是很愿意分享關(guān)于公司訊息，可問題是他們不知道該發(fā)什么，怎么發(fā)?

這時候您就可以幫他們來指明方向，并且耐心地解答他們關(guān)于社會化媒體使用的各種問題。

專門開辟一個版面來集中解答大家的共同問題，例如，你可能會認(rèn)為員工在猶豫是否分享一個精彩鏈接，但其實(shí)他們有很多更基礎(chǔ)的問題，如他們到底是否喜歡公司的Facebook主頁，或是在發(fā)布前有沒有得到公司官方的審查和授權(quán)。

因此，在指南的答疑部分要將這些問題明確解答。

#6:公用&私用

現(xiàn)實(shí)上存在很多關(guān)于社會化媒體公用與私用的問題。員工在工作中究竟何時可以使用社會化媒體呢？在工作時間是否可以發(fā)布一些個人內(nèi)容呢（例如在午飯和休息的時候）？

界定在辦公室內(nèi)社交媒體使用的內(nèi)容和范圍。一些公司會根據(jù)員工的工作類型來制定雙重標(biāo)準(zhǔn)——比如，內(nèi)勤和行政類型的員工可以在工作時間使用社會化媒體，但以小時記薪的員工則不允許。

此外，一些涉及社會化媒體營銷的部門則毫無疑問可以按需訪問相關(guān)的媒體平臺。

員工發(fā)布有關(guān)公司的內(nèi)容時，是否需要為其所在團(tuán)隊(duì)包括團(tuán)隊(duì)中屬于公司重要成員的身份保密。

適當(dāng)?shù)毓膭顔T工在下班后發(fā)布與公司有關(guān)的內(nèi)容到社交媒體上。不過請當(dāng)心，請勿對員工在業(yè)余時間的社交媒體使用情況指手畫腳，提提建議即可。

#7：言簡意賅

目前來看，您已經(jīng)跟公司的重要負(fù)責(zé)人打過招呼，調(diào)研過公司的現(xiàn)存規(guī)章和法律的相關(guān)規(guī)定，親切解答了員工的問題，也規(guī)定了一些工作時間社交媒體允許情況。這些信息足可以洋洋灑灑寫個幾篇紙，而且作為泛泛的規(guī)章制度，此種程度尚可，這時您就可以將其印刷裝訂好分發(fā)到各個部門?？墒?，您有沒有想過如果這樣的“鴻篇巨著”發(fā)到員工個人手上將會是什么樣的結(jié)果——它將永遠(yuǎn)得被扔到角落里，蒙上一層又一層的灰……

此時必須要說，如果社交媒體使用指南的篇幅超過了兩頁紙，絕大多數(shù)員工將會對此陷入混沌狀態(tài)，長久也不會達(dá)到公司社會化媒體運(yùn)作的目標(biāo)。

從長篇累牘中提煉精華部分，并使其淺顯易懂。實(shí)際上，福特公司的指南只用了一頁紙就囊括了其想要突出的所有重點(diǎn)部分。

KPG公司則是采用一段4分鐘的視頻就很好的呈現(xiàn)了其社交媒體的使用指南。前兩分鐘幫助員工熟悉和了解社交媒體以及它在與客戶溝通時所起的重要作用。在2分30秒時，則簡要地介紹了如何在利用這些渠道很好地展現(xiàn)公司的形象。

筆者對于精簡指南篇幅的建議是：與其包含那些關(guān)于信息保密和干擾因素這樣已在現(xiàn)有規(guī)章中強(qiáng)調(diào)過的條款，不如簡要提及一下，鼓勵員工另外去查閱那些內(nèi)容。

避免繁文縟節(jié)，要知道你的終極目的不是為了搞暈他們，而是授權(quán)給他們。

#8：員工培訓(xùn)

即使已經(jīng)將“瘦身”后的版本發(fā)給他們，您還是需要花時間來給他們做個培訓(xùn)。

培訓(xùn)的內(nèi)容毫無疑問要包括關(guān)于限制條目的大討論，另外要通過一些鼓勵和授權(quán)的措施來盡可能消除員工身上可被察覺到的負(fù)面情緒。

鼓勵員工增加與社交媒體的關(guān)聯(lián)度，告訴他們這樣做有利于公司的發(fā)展——此舉既有利于加速銷售的循環(huán)過程，也有助于增強(qiáng)客戶粘度。

掌握這些要點(diǎn)在手，就能鼓動員工們開始社交媒體的奇幻之旅啦。

#9：社交媒體指南的問世

您喜歡蛋糕嗎？當(dāng)然，大家都喜歡。那么不如組織一個社交媒體指南的發(fā)布party，在輕松刺激的環(huán)境中，引起員工們對這部精心醞釀的新典章充分的關(guān)注。

給予那些已經(jīng)參與到社交媒體中的員工獎勵。您甚至可以敢為人先地在公司的內(nèi)聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)建起一個社交平臺并參與其中，并定期評選出社交達(dá)人許之嘉獎（如果您有這項(xiàng)預(yù)算的話）。如果您可以把這件事搞得趣味橫生，那么大家一定樂意參與其中。

輪到您自己了

既要契合公司與法律的雙重標(biāo)準(zhǔn)，也要授權(quán)于員工，還要通俗易懂又不死板。這樣一部社交媒體指南運(yùn)行起來屬實(shí)不易，因此勞工雙方且行且珍惜吧。

想要運(yùn)籌其發(fā)展的整個過程，還需要不斷地聆聽參與者的心聲，還要去粗取精，把重點(diǎn)部分集中凝練為簡單的信條，降低風(fēng)險，給員工充分的自由來推動公司進(jìn)步和繁榮。這項(xiàng)新的指南可謂是吹響了一個號角，幫助員工們透過企業(yè)的窗口真正讀懂社交媒體，增加社會閱歷，協(xié)助公司華麗麗地轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€社會型的活力企業(yè)。

您的意下如何呢？您的公司有過這樣的社交媒體指南嗎？如果有，包含哪些項(xiàng)目呢？歡迎您回復(fù)。

譯者后記：

當(dāng)下的企業(yè)對于社會化媒體的重視程度是前所未有的，但是多數(shù)企業(yè)在打造新型客戶關(guān)系的這場持久戰(zhàn)中往往會忽略公司內(nèi)部成員的影響。如本文所提及到的，注意到員工是企業(yè)對外關(guān)系發(fā)展的一部分的企業(yè)應(yīng)及時恰當(dāng)?shù)剡x擇方略來利用這一天然的軟性資源。

本文的筆者總結(jié)了一份很精彩的關(guān)于公司內(nèi)部社交媒體使用的社交媒體指南，不過在譯者我看來，最難的倒不在編寫的部分，內(nèi)容涉及的每一個鏈條都需要一只專業(yè)、負(fù)責(zé)、執(zhí)行力較強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)來認(rèn)真打通，否則員工是無法從疲憊的本職工作中抽時間陪你玩的。

來源：SocialBeta
翻譯者：李梁