“鷹眼”編輯的中肯建議:如何規(guī)避常見的新聞通稿錯誤
即使最小心的作者也會犯錯誤,這一點在所難免。如果公司的新聞通稿或其他營銷材料出現(xiàn)錯別字,可能會讓公司陷入極大的尷尬局面,而且您和公司的名譽也會受損,并為此付出慘痛的代價。?
幸運的是,只要我們掌握了挑出錯誤的方法,很多常見失誤還是很容易避免的。整個2010年,美通社的編輯們在新聞通稿中挑出了超過12萬7千處錯誤。本文總結(jié)了我們發(fā)現(xiàn)的最常見的四類錯誤,及規(guī)避它們的有效方法。
拼寫檢查,找出文章中的拼寫錯誤
從公司名稱到每個小單詞,主動使用拼寫檢查軟件可以預防許多尷尬的拼寫錯誤。?
有選擇性的使用“全部忽略”功能,這對你有好處。如果系統(tǒng)認為某個詞的拼寫需要更正,而你知道這個詞是正確使用的,選擇“全部忽略”(而不是“忽略一次”)。這樣做往往便于核對整個文本中多次出現(xiàn)的縮略語、專有名詞和行業(yè)術語的前后拼寫是否一致。?
當然,不能完全依賴拼寫檢查程序。程序會挑出符合文章要求,但與軟件自帶字典在拼寫上不一致的詞語。不要輕易點擊“更改”或“全部更改”項,除非你對更改結(jié)果有完全的把握。我們最不愿意看到的就是,由于拼寫檢查程序的建議,您不一小心把CEO 的名字從Galo改成Gala 。?
拼寫程序是不能查出所有的拼寫錯誤的。比如把manager 拼成manger 這種筆誤,或者同音詞的誤用,譬如 affect/effect, complement/compliment. 使用拼寫檢查程序前,先大聲通讀文章,這樣可能避免對檢查軟件的過度依賴。?
無法打開或不正確的網(wǎng)站鏈接?
如果在新聞通稿中引用錯誤的網(wǎng)頁地址,可能引起重大的后果。譬如:標準網(wǎng)頁地址 (URL) 的后綴錯誤:是 .com 還是 .org, 或者在鏈接中多打了一個空格,以上情況,讀者都無法訪問文章的鏈接網(wǎng)站。還有由于文章中錯誤的或者根本不存在鏈接,貴公司首席執(zhí)行官的工作效率也會受到影響。?
當然,這樣的錯誤是完全可以避免的:只需要檢查文章中提到的所有鏈接是不是都可以打開(包括貴公司樣板文件中的鏈接)。?
可以通過以下方法檢查:
- 復制鏈接并粘貼到瀏覽器;
- 光標停在Word 的超鏈接上,按住Ctrl, 同時單擊它;
- 如果是檢查嵌入式反向鏈接,光標置于相關詞語上,單擊鼠標右鍵,選擇“編輯超鏈接”。
訪問網(wǎng)址的時候,檢查兩件事情:
- 沒有跳出錯誤的頁面;
? - 該鏈接確實把您帶到了正確的頁面上。有時,一個小小的錯別字會把您帶到另一個和貴公司名字相似的組織網(wǎng)頁上。
譬如:當您搜尋Y產(chǎn)品頁面并打錯字時,很可能看到X產(chǎn)品的主頁。
別忘了,網(wǎng)站名稱還不是容易在鏈接上出現(xiàn)問題的唯一的地方,電子郵件地址也很容易寫錯。有時候您可能在文本中寫上了正確的電子郵件地址,但反向鏈接卻出現(xiàn)問題。如果反向鏈接指向您的同事電子郵件地址,讀者點擊它的時候就會被引導到那里,而不是您的電郵地址。?
聯(lián)系信息不正確?
不正確的電子郵件地址只是聯(lián)系信息錯誤的一種類型。您還應該檢查所有的電話號碼和姓名拼寫。 常見的電話號碼輸入錯誤包括:
- 在對方付費電話中用“800”代替“877”開頭;
? - 分機號碼錯誤;
- 在應該寫辦公室電話的地方,留了手機號。
對照辦公室通訊錄或正確的公司網(wǎng)站檢查所有的電話號碼。如果您還是沒有把握,給這個號碼打電話試試。您還應該使用可信資源,按照上面的拼寫檢查,以防聯(lián)系人姓名拼寫錯誤。
如果聯(lián)系人就是您自己呢?不要以為寫自己的信息永遠萬無一失。其實我們在拼寫自己的名字或電話號碼時,最容易犯錯誤,太習以為常反而會有小錯。?
數(shù)字上的不符?
數(shù)字不符這種錯誤是最常見的,而且通常來說很難被發(fā)現(xiàn)。有效的方法?只能時刻提醒自己,對這些罪魁禍首多加留意:?
- 日期和星期不匹配:
提及某個具體事件并且提到星期及日期時,請核對日歷。確保2011年1月31日是星期一,而不是星期二。 - 年份錯誤:
這種錯誤很容易在每年的年初和年末發(fā)生。為了安全其間,檢查文中提到的年份。? - 時區(qū)轉(zhuǎn)換錯誤:
如果需要寫明:“東部時間下午12點(太平洋時間上午9點),”確保您正確的轉(zhuǎn)換了時區(qū)。好在,現(xiàn)在很多網(wǎng)站都可以提供國內(nèi)和國際時區(qū)的在線轉(zhuǎn)換。 - 貨幣金額錯誤:
從產(chǎn)品定價到上市公司財務狀況,貨幣金額的錯誤是會帶來嚴重后果的。注意小數(shù)點的位置及數(shù)字順序是否正確,使用負數(shù)時,需加上括號,必要的時候,加上“百萬”“十億”這樣的數(shù)量詞。? - 文中引用的數(shù)字前后不一致:
如果標題提到的是:25名獎學金獲得者,那就要確保文中提到的人數(shù)一直是25名。如果某個項目或編號列表中羅列了所有細節(jié)數(shù)據(jù),確保所有數(shù)據(jù)總和與文中其它地方提及的數(shù)據(jù)總和相符。?
為什么需要別人的再次校對?
校對,再校對,才是問題的關鍵。我們要確保正確的文字書寫和新聞通稿。事實上,即使您讀過幾遍文章,并遵循了本文的建議,有些小差錯還是容易被忽視。請他人校對文章。別人的再次校隊通常能發(fā)現(xiàn)原作者的遺漏之處。?
美通社完全了解他人再次校對的重要性——這就是為什么我們的編輯部在發(fā)布您的新聞通稿前都要再次仔細核實。我們是校對的專家,僅2010年,我們就在新聞通稿中更正了127,584處錯誤。從很小的錯誤到財務數(shù)據(jù)差錯,美通社的編輯是您的最后一道防線,我們能為您做的,不僅僅是節(jié)省事后修復的高額成本,還有保持和提升貴公司的聲譽。希望本文提到的幾處要點,能給您帶來幫助,讓您在發(fā)布文章之前(文章離開電腦桌面之前),找出并改正錯誤。
原創(chuàng)文章,作者:劉曉林,如若轉(zhuǎn)載,請注明出處:http://www.szshoujike.com/blog/archives/281