電子郵件禮儀 — 寫給現(xiàn)代社會繁忙的職場人

編者按：如今，我們生活在科技進步的電子郵件時代，我們每天都在寫電子郵件！它不僅僅是相互傳遞信息的工具，更重要的是，對于現(xiàn)代企業(yè)而言，電子郵件已經具備了傳播，互動，營銷等功能。但是，我們每天在寫作和發(fā)送郵件的時候，我們是否意識到，就像有的人說話會導致誤解和反感一樣，你發(fā)出的每一封郵件也會使收到它的人產生愉悅或者反感的情緒，郵件也有它自己的規(guī)則和禮儀！本文就專門為您解讀您所應該知道的“電子郵件禮儀”！

你有沒有收到過讓你完全無法理解的郵件？你有沒有收到過讓你看著就覺得完全不愿意再和這個人繼續(xù)話題的郵件？你有沒有收到過先讓你大吃一驚，而后恍然大悟的電子郵件？因為你無法相信這就是發(fā)件人要跟你“談論”的事情？那么，做兩件事情：第一. 看看是誰發(fā)來的。如果電子郵件給你傲慢無禮的感覺，但你知道發(fā)件人不是這樣的，別往心里去。也許這個人正趕上別特倒霉的一天；第二. 想想你自己是否也發(fā)過這樣無禮的郵件，然后仔細看看下面這篇文章。

經驗之談，寫電子郵件的實用法則：

1. 寫郵件
   ?
2. 閱讀剛剛寫的郵件
   ?
   如果電子郵件里有不夠明確的地方，可能收件人會誤解你的意思，那就應該：
   ?
3. 重新寫一封電子郵件?

   寫郵件的時候，有一些簡單的應該做和不應該做的事，這些都有助于減少誤解。

• 根據(jù)不同的收件人來寫郵件。如果是給新進員工的郵件，你可以寫的更加明確一些，通常老員工都比較明白自己在做什么。不過，給老員工們的郵件如果過于簡單，也多少顯得不禮貌。
• 注意語法。很多單詞是有多重含義的。?
• 記住，大多數(shù)可以在口語中表達的情緒，在文字里是表達不出來的。譬如挖苦。
• 不要全用大寫字母。這無異于大聲叫囂。?
• 言簡意賅。不要過多的使用代名詞。應該具體、簡潔而不突兀。?
• 當發(fā)送電子郵件時，確認你僅僅是發(fā)送給適當?shù)氖占嘶蛘呤占〗M。
• 一開始就予以問候。這比從郵件正文再開始問候要禮貌的多。?
• 電子郵件的主題不應空缺。主題的存在是有道理的。如果是回復別人的郵件，并且談論的主題有變化，在主題欄寫明，以反映新的話題。
• 通常別人“了解”或評估你的唯一途徑就是你寫的電子郵件，所以要確保拼寫正確。檢查文檔，并使用正確的語法。草草寫的電子郵件會破壞你在收件人那里建立的信譽。?
• 有多少次你按錯鍵，將一封尚不完整或者還沒校對好的電子郵件發(fā)了出去？為避免這種情況，在完成電子郵件前，不要填寫“收件人”這欄。沒有具體的收件人名字，即使你不小心點擊“發(fā)送”，郵件也不會飛出去的！

  我永遠也忘不了，我們辦公室某個品牌銷售人員曾今給整個管理層發(fā)送淫穢笑話的郵件，因為她不小心點到了錯誤的電子郵件收件組。?

回復電子郵件時，應做到：?

1. 如果你要回復的這封電子郵件原意不明確，不要自以為了解發(fā)件人的需求。打電話給他們，確保你知道他們在問什么。
2. 如果你不能對某封征詢郵件予以解答，請確保將它轉發(fā)給合適的人員，并跟進，確保征詢者得到合適的答案。?
3. 如果對一個主題，你已連續(xù)發(fā)送了兩次電子郵件，卻仍然沒有得到回復，不要繼續(xù)發(fā)電子郵件了，打電話給這個人，直接和他/她交談。
4. 如果對某封征詢函，你不能即刻回復，請發(fā)一封簡短的郵件，告知發(fā)件人：“我會在下班前答復”，或任何其它適當?shù)臅r間段。因為發(fā)件人并不知道，征詢郵件的接收者是否可以答復，重要的是讓發(fā)件人了解，你已經收到他或她的查詢，并將給予答復。?
   ?
5. 如果你因私人原因不在辦公室，例如休假，可以用Lotus Notes（自動回復系統(tǒng)）設定外出郵件自動回復，具體方法如下：打開Lotus Notes 界面，開始>工具>外出> (Action>Tools>Out of Office>)。選定后，點擊日期選項卡，選擇你外出和返回的日期（還要查看下年份這欄），然后點擊啟用。?
6. 不要將收到的群發(fā)郵件設置在“外出郵件自動回復”內。通常群發(fā)郵件從性質上來說都是談個大概，發(fā)件人不需要立刻知道你在不在辦公室里。?
7. 回復郵件時，帶著原始郵件一并發(fā)送。很多人一天之內都要寫大量電子郵件，如果你只是突然給個答案或者解釋，發(fā)件人可能根本不記得當初問的是什么了。?
8. 回復的時候，看看哪些人需要抄送。如果收到的時候就是全組抄送的，那么全組成員就都需要看到你的回復，這樣有利于信息的流通。不用給歷史上所有的郵件參與者回復，你發(fā)送的數(shù)據(jù)對有些人來說是不必要的。
9. 永遠記住：如果你在寫一封電子郵件的時候帶著情緒，別把它發(fā)出去！可以將它收入你的電子郵件草稿箱，第二天，當你平靜下來的時候再讀一遍。看看你是否需要重新措辭，使其更商務化——遠離情緒吧 (Sans émotion) ！