公關(guān)如何與記者溝通？

編者注：打電話給記者，不管是國際記者還是記者，報社記者還是電臺記者，都可能很棘手，因為大家都知道，不是所有記者都喜歡公關(guān)。但是，事實上，我們對彼此都很重要。公關(guān)們應(yīng)該獲得記者的尊重，并且讓記者們知道他們之間的關(guān)系是互利的。

公關(guān)和記者之間的障礙很多時候是由開始接觸時的誤會引起的。你也許會因為記者不會你電話或拒絕采用你的新聞稿而沮喪，但是你自己也應(yīng)該負(fù)一部分責(zé)任。經(jīng)驗不足和缺乏自信都很容易讓記者否定你。如果第一次接觸記者的時候，你顯得很專業(yè)，而且明白什么是影響你們建立友好關(guān)系的障礙，你就會準(zhǔn)備得更充分。

記者們每天大概接到20-200篇新聞稿，想象一下他們一天要接多少個電話。所以，在電話上，你只有5-10秒時間去吸引他們的注意力。這篇文章將給你一些建議，告訴你如何與記者打交道。

如何給記者打電話？

你不應(yīng)該問記者可不可以給你幾分鐘，因為這正好給了他們拒絕你的機會。如何與記者打交道其實并沒有對錯之分。

1. 尋找一種你覺得舒服的方式或開場
2. 介紹一下自己和你的客戶
3. 避免給記者太多的信息，否則他們會掛電話的。你只有幾秒鐘時間吸引他們的注意力，所以直接進(jìn)入主題，告訴他們你的新聞。

準(zhǔn)備工作

這也許是打電話前最重要的工作了–——一定要了解你的客戶。

1. 準(zhǔn)備好回答新聞以外的其他問題，因為記者們經(jīng)常會要更多關(guān)于客戶的信息或者他們所在行業(yè)的信息。準(zhǔn)備好如何回答關(guān)于客戶或者其所在行業(yè)的歷史或者發(fā)展前景的問題，特別是在你的客戶或者其所在行業(yè)在當(dāng)時很有新聞價值的情況下。
2. 確定你要傳播的重點。有時候打電話前先在稿子上標(biāo)出這些重點也是很有用的。
3. 能引起別人興趣的觀點不要超出你的新聞稿內(nèi)容。
4. 如果你的目標(biāo)是廣播傳媒，想想你的新聞是否可以提供聲音片斷或者視頻片斷。

了解自己的新聞

打電話給記者前，先問問自己以下幾個問題：

1. 為什么要找記者 ？
2. 這則新聞和觀眾或者讀者有什么關(guān)系？
3. 這則新聞有什么媒體意義？
4. 記者可能會問什么問題？

如果你自己都不知道該怎么準(zhǔn)確無誤地回答這些問題，你肯定會碰壁的。

如果你和記者不太熟或者不太自信的話，打電話前先準(zhǔn)備一下也是很必要的，如和團(tuán)隊里的其他同事先模擬練習(xí)等，也可以試著給自己做一些小紙條。但是切忌像讀文章似的，一定要脫離準(zhǔn)備好的材料，自然地與記者進(jìn)行溝通。

了解你的媒體

想想記者在為誰寫新聞，問問自己誰是“最終使用者”，誰是觀眾或讀者等。如果你的故事很普通，像紐約時報那樣的報紙估計就不會采納了，反之亦然。先在腦海中揣摩一下自己的目標(biāo)觀眾，然后設(shè)法讓新聞引起他們的興趣。如果讀者都沒有興趣，記者就更不可能有了。

同時，你應(yīng)當(dāng)明白記者的工作壓力是很大的。每天幾十個公關(guān)的電話、編輯催著要新聞、截止日期逼近等等，所以，他們不會給你太多時間除非你的新聞很吸引他們。
所以，在打電話前，你最好先考慮一下這幾個問題：

1. 你在和誰打交道？為什么要和他打交道？你的故事是特輯還是新聞？
2. 你要怎么接近他們？是通過電話、傳真、郵件還是其他的方式？
3. 什么時候開始？怎樣開始？
4. 記者想要什么東西？你為他準(zhǔn)備圖片、商標(biāo)等了嗎？
5. 你的客戶要進(jìn)行采訪嗎？
6. 什么時候給他們打電話合適？
   

反敗為勝

被拒絕后掛點電話一走了之事很容易的事，但是記住，記者們倉促的決定并不一定是正確的。所以，如果你可以讓記者的工作簡單些，你為你客戶爭取發(fā)新聞稿的機會就會大些。

如果你確信你的新聞很值得發(fā)布而且記者正在錯過這個機會，相信自己，放松一下，然后按照下面的指導(dǎo)行動：

1. 考慮一下別的媒體
2. 問問記者為什么新聞不能采用
3. 想想怎樣才能讓新聞吸引他們
4. 向記者咨詢有沒有別人會喜歡這條新聞
5. 他們是否認(rèn)為該新聞可以引起讀者的興趣
6. 作為公關(guān)，讓新聞發(fā)布確實是你的職責(zé)，但也要保持理智，如果新聞?wù)娴牟缓茫f不要硬推給記者。

后續(xù)工作

從本文后部一些記者的評論可看出，記者們在新聞稿的后續(xù)工作上意見是有分歧的。很多記者討厭接到“跟蹤”電話，因為他們不可能記住每一篇新聞稿。如果他們對新聞有興趣的話，他們會主動找你的。

確實，媒體有時也會出錯。如果你真的為人一家重要媒體可能錯過了一則重大新聞，那就趕緊去確認(rèn)。可以通過電話，也可通過郵件。但是，千萬不要留備注或者把整片新聞稿粘貼雜上面。在任何情況，問問記者（你希望與其建立良好關(guān)系的記者）他希望怎樣跟蹤新聞都是不會錯的。

記住以下幾個基本原則：

1. 要現(xiàn)實
2. 這條新聞?wù)娴挠袃r值嗎？對每個客戶而言，他們的最新產(chǎn)品都是頭條新聞。而你的工作就是滿足他們的愿望。如果他們的想法一點都不現(xiàn)實，坦白告訴他們。別給了他們希望，然后又讓他們失望。
3. 要時刻了解時事。如果所有的報社都忙著報導(dǎo)世界級的重大新聞，你的新聞再好，對他們來說也是沒有意義的。那樣，最好考慮一下把日期推后。

最后，不要把記者看得太難接觸。他們的工作壓力確實很大，但是記住你們的互利—我們今天的故事也許就是他們將來的新聞。

記者們的建議：

我們采訪了不同領(lǐng)域的記者對于公關(guān)該如何減輕他們的工作，增大自己新聞稿發(fā)布的可能性。

• 1、什么樣的新聞稿才是好的新聞稿？
  信息要對我有用
  我可以得到進(jìn)一步的信息
  有可采用的、好的圖片
• 2、在你看來，怎樣的故事才有賣點呢？
  嗯，要不就有特別突出的題目或者特色，要不就要對媒體有好的價值。
• 3、你覺得公關(guān)什么時候、怎樣聯(lián)系你比較好？
  先打個電話，然后發(fā)封郵件?；蛘呷绻苁斓脑挘梢灾苯影l(fā)郵件。其實，這是因人而異的。
• 4、對于公關(guān)來說，你有什么好的建議呢？
  找出幾位關(guān)鍵人物，然后和他們建立良好的關(guān)系。
• 5、怎樣才可以使公關(guān)的工作簡單些呢？
  這個很難說，但是千萬不要總纏著記者，并且給別人期限。

——Rachel Dobson, Senior Features Writer, The People

1、準(zhǔn)備工作
公關(guān)們一定要想想記者可能會問的問題，比如人物、故事、地點、時間等等。人物包括所有相關(guān)的人和他們的長相？（記住媒體總是喜歡好看的人），如果你的新聞稿包含圖片，他們肯定想知道他們是否可以附上自己的圖片

2、方法
不要發(fā)一些沒經(jīng)過記者同意的書面材料，他們是不會讀的。讀一讀你想發(fā)表新聞稿的報紙或雜志，先了解清楚你要聯(lián)系的記者，對周刊或者日報來說，最好早上打電話。對每日專欄來說，最好是下午4點以后打電話。

弄清楚具體的人和他們的新聞會議的時間等，并做好記錄，要發(fā)布在周一的報上是最難的，所以周五前就要先聯(lián)系好。

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